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"Getting Things Done"

Welcher von Produktivitätssteigerung überzeugter Technikfreund träumt nicht davon, dass sämtliche zu erledigende Aufgaben sich in einem Gerät automatisch erfassen lassen, damit man seine Zeit zur Erledigung eben jener Aufgaben besser einteilen kann?

David Allen ist Autor des US-Buchhits "Getting Things Done – Die Kunst der stressfreien Produktivität" (kurz: GTD) und einer der bekanntesten amerikanischen Experten in Sachen Zeitmanagement und Selbstorganisation. Das von ihm entwickelte GTD-System basiert darauf, dass der Mensch auf hereinkommende Aufgaben sofort reagiert – entweder durch sofortige Erledigung (falls die Komplettierung nur wenige Minuten dauert), Delegierung oder Aufnahme in To-Do- und Nachverfolgungslisten, die dann abgearbeitet werden können, wenn Zeit für größere Projekte vorhanden ist.

Wie unpraktisch Kalender für eben jenen Zweck sind, erfährt man wehleidig schon von der Schulzeit an. Weil oft Verpflichtungen nicht eingetragen wurden, oder gerade der Planer nicht dabei war, ist schon so mancher wichtige Termin geplatzt.

Mit der heute verfügbaren Technik verlagert sich nur das Problem. Die große Mehrzahl der heute erhältlichen Gadgets hilft uns nur dabei, diese Information schneller in
kleine Teile zu zerlegen. Aber es gibt vom System her keinen Unterschied, ob man seinen Kalender nun in der Hosentasche oder beispielsweise im Internet hat.

David Allen dazu: Ich selbst habe einen Palm, den ich erst gar nicht benutzen würde,
wenn er nicht diese praktische Monatsansichtsfunktion hätte. (Dies ist einer der Gründe, warum Palms im Vergleich zu anderen Produkten zum Zeitmanagement besser sind.) Der Palm hat aber gleichzeitig einen großen Nachteil: Es gilt bei seiner Benutzung das Motto "Aus den Augen, aus dem Sinn".

Bei allen Möglichkeiten, die sich bieten, darf man nicht vergessen, dass sich schlechte Organisation nicht wegterminieren lässt. "Wer jedoch überarbeitet ist, wird am Ende genauso fertig sein, egal ob sein Kalender nun auf Papier oder elektronisch und online geführt wird.", sagt Experte Allen.

Sogar Microsoft Research forscht an den Grundlagen der Familienkommunikation ("Das Geheimnis der Kühlschranktür") mit dem Ziel nach besserem Verständnis komplexer Organisationssysteme. Und was eignet sich nicht besser als Anwendungsbereich für Forscher, als die Kommunikation von Familienmitgliedern untereinander zu analysieren?

Eine weitere Komplexitätsebene kommt dabei noch hinzu. "Familienkommunikation, das mussten die Microsoft-Forscher erfahren, erfordert nämlich ein sehr sensibles Gleichgewicht von Informiertheit und Ahnungslosigkeit, von Hin- und Weghören. Eine Technik, der man sich nur rabiat entziehen kann, ist dafür ungeeignet." Schließlich müssen die Eltern ja nicht alles wissen.

Noch sind wir von der Umsetzung solcher Managementsysteme, die uns die Möglichkeiten zeigen, schnell zu sehen, was wir in jener Situation als nächstes erledigen könnten, weit entfernt. "Papier, auch das mussten die Microsoft-Forscher etwas frustriert erkennen, ist ihren elektronischen Erfindungen oft weit überlegen. Nichts ist so flexibel in den verschiedensten Zusammenhängen für Sicherung und Weitergabe familiärer Daten einsetzbar wie kleine gelbe Klebezettel. Und was darauf nicht steht, das hat die gute Familienmanagerin einfach im Kopf."

Der Traum seinen Kopf dank der Technik endlich frei zu bekommen ist aber noch lange nicht ausgeträumt. Sicher werkeln fleißige Tüftler schon an zukünftigen Lösungen des Problems.

Links:

http://www.heise.de/tr/artikel/72467

http://www.zeit.de/2006/11/C-Glasfamilie?page=all


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